Die Organisation hinter einem Wettkampfwochenende

Für einen gelungenen Heimwettkampf, wie wir ihn hoffentlich am 14. November dieses Jahres wieder in der Straubenhardthalle in Conweiler erleben dürfen, gehört natürlich nicht nur eine Mannschaft mit erstklassigen und hochmotivierten Turnern und ein optimal abgestimmtes Trainerteam, das Hand in Hand mit den Teammanagern zusammenarbeitet.

Das ist nur die Spitze des Eisberges, 70% aller Aktivitäten spielen sich hinter den Kulissen ab. Das Organisations-Team der KTV Straubenhardt gibt uns einen kleinen Einblick in ihre Welt aus Aufgabenlisten, Buchungen, Absprachen und jede Menge harter Arbeit.

Die Planung eines Heimwettkampfes geht schon los, lange bevor auch nur der erste Zuschauer weiß, wann es soweit ist. Schon im Herbst des Vorjahres muss die Halle bei der Gemeinde angemietet oder mögliche Verschiebungen bei den Gastvereinen und der Deutschen Turnliga beantragt werden. Das Korsett für die Termine ist eng und nicht selten kommt es zu Überschneidungen zwischen Terminen der ersten und zweiten Mannschaft der KTV Straubenhardt oder Jugendwettkämpfen unserer Nachwuchsathleten. Entsprechend müssen daher auch die Einsätze der verfügbaren Trainer und Kampfrichter frühzeitig geplant werden, nicht zu vergessen Hotel- und Flugbuchungen für die Bundesliga-Mannschaft.

Sobald dann das Wettkampf-Wochenende näher rückt, steigt im Organisationsteam der Puls. Letzte Änderungen an den Hotelbuchungen, der Organisation der Showeinlage nach dem Wettkampf oder Flugänderungen und -stornierungen sowie die Transfers der Turner, welche aus dem Ausland anreisen müssen sichergestellt werden. Natürlich werden der Wareneinkauf sowie die Abstimmung mit der Technik noch einmal geprüft, denn einen Engpass in der Bewirtung oder ein nicht funktionierender Livestream fällt unseren Fans sofort auf und ist für jeden Turnbegeisterten ärgerlich.

Am Wettkampf-Wochenende selbst sind Auf- und Abbau sowie die Bewirtung an den vier Verpflegungsstationen und dem VIP-Bereich die größten Aufgabengebiete. Der Umbau der riesigen Bodenfläche aus der Gerätehalle in die Wettkampfhalle, das Stellen der Plakate und Werbebanden oder der Aufbau der Podeste für unsere Zuschauer ist ein wahrer Kraftakt. „Bereits seit vielen Jahren unterstützen uns an dieser Stelle befreundete Vereine. Zudem vermittelt uns Pfarrer David Gerlach immer tatkräftige Auf- und Abbauhelfer aus den Reihen der Asylbewerber, die in unserer Gemeinde leben. „Für diese Unterstützung sind wir sehr dankbar und uns ist bewusst, dass die hohe Qualität unserer Heimwettkämpfe nur dadurch möglich ist, dass wir auf diesen guten Zusammenhalt zurückgreifen können“ stellt die Leiterin der KTV-Geschäftsstelle Anna Giebelhäuser zufrieden fest.

Damit alles reibungslos läuft müssen auch diese Helfereinsätze, sowie der Einsatz der Feuerwehr, Sicherheitskräfte, des Roten Kreuzes und die Zusammenarbeit mit den Hausmeistern langfristig geplant werden. Sobald am Freitag vor dem Wettkampf innerhalb weniger Stunden der gesamte VIP-Bereich und die Geräte aufgebaut werden, merkt man jeden fehlenden Helfer. Daher freut sich das Organisations-Team, dass sich seit zwei bis drei Jahren auch immer mehr Eltern der Nachwuchsturner motivieren lassen und sich zutrauen tatkräftig mit anzupacken.

Wenn wir seitens der KTV dann auch die Bewirtung selbst übernehmen, wie es z.B. beim Heimwettkampf am 14.November der Fall sein wird, fallen viele weitere Schichten in der Küche und im Verkauf an. Insgesamt 30 Helfer werden in Küche, Verkauf oder an der Kasse tätig sein, davon sind bereits mehr als die Hälfte am Vorabend beim Aufbau und im Anschluss an den Wettkampf beim Abbau im Einsatz.

Neben diesen Hauptaufgaben dürfen aber auch kleine Detail nicht vergessen werden. Ob die Plätze für die Präsentationsautos unserer Sponsoren mit der Feuerwehr abgestimmt sind, Autogrammkarten bereit liegen, wer das Feuerwerk zum Einlauf der Athleten zündet, ob die Technik steht und die Anzüge für unsere Einlaufkinder bereit liegen sind nur einige der vielen zu erledigenden Dinge.

Damit in der Hektik des Tages Nichts vergessen wird, gibt es eine detaillierte To-Do-Liste, in der selbst Tätigkeiten wie Sitzkissenverteilen, Müll-/Leergutbeutel aufhängen oder Reservierung der Plätze für Ehrengäste nicht fehlen. Und dann, ist es unserem Organisations-Team auch immer ein Anliegen, dass es allen unermüdlichen Helfern trotz des Stresses gut geht. So wird für Kaffee und Brezeln am Morgen für die Helfer gesorgt, für Obst und Süßigkeiten für die Athleten und ausreichend Getränke für Techniker und Kampfrichter.

Es ist unser Ziel, dass unsere Heimwettkämpfe für alle ein tolles Erlebnis sind und Turner, Helfer, Sponsoren, Kampfrichter und Fans nach diesem Abend sagen können: „Super, wir freuen uns schon auf das nächste Mal.“

Wenn wir dieses Feeling dann auch über die sozialen Medien noch an die gesamte Community weitergeben können, sind wir sicher, dass auch im nächsten Jahr die Halle wieder bebt.

Alles in allem sind an so einem Wochenende ungefähr 55-60 Helfer im Einsatz, manche von ihnen sprichwörtlich rund um die Uhr. Diesen Einsatz kann man gar nicht genug loben. Ohne all diese Menschen, unsere Sponsoren, Freunde und Förderer wäre das alles nicht möglich und so bleibt uns nur zu sagen: „Herzlichen Dank“

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